點先可以準時放工?不再 OT!提升工作效率的6個小秘技

自從開始在家工作後,相信不少人的工作效率比起在辦工室來得低,但工作不能擱置一旁。如何有效提升工作效率相信是不少打工仔心中的疑問,一日只得24小時,在已經不夠用的時間下沒有人想再花時間 OT!小編整理了6個小秘技有效提升工作效率,改善生產力之餘可以拾回 Work-Life Balance 的生活。

如何有效提升工作效率? 01|自訂短期死線

在工作上,有一些任務不是一兩天就可以完成,尤其是季報、年報、及工作計畫書等要消耗一兩個星期甚至一個月的時間才會結束。而這類工作是最讓人失去時間安排的概念,往往在工作開始時就以為剩餘很時間,把工作擱置不理,限期將至才臨急抱佛腳,工作焦慮提升導致錯漏百出。

現時有不少生產力 APP 都有提供設定 Deadline 功能。

在接到這類工作時,要先了解工作範圍及要求,然後分成不同小項目,並為每個小項目訂下短期完成日子,這樣有助分配工作時間,以免大量工作堆積在同一天之餘亦有時間改正錯處。


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提升工作效率 02|不要強求「絕對完美」

這句不代表將所有工作只求其完成,「絕對完美」的意思甚至是將工作做得超出 100% 甚至達到 120%,你卻花上了比原來多 50% 的時間,而這些時間可能本來足以再完成另一個 100% 的工作,做多的工作未必能確保提高質量,但肯定會減低產量。在工作效益為先之下,應該利用時間完成所有工作,在有時間剩餘時再重新檢視每項工作,才力盡完美。

提升工作效率 03|Email 不是唯一溝通方法

Email 是最容易影響工作效率的工具之一,雖然能讓文件、Project 方向等更能清晰向每人傳送,但過分多的 Email 往來會令工作量加多。如果有些緊急事項需要處理,可在 Email 裡加上備註,讓對方有疑問時直接打電話進行溝通,減少電郵的往來。而且有重要的郵件就經過篩選並標記重要,減少查看被 CC 或 BCC 的郵件。

提升工作效率 04|切勿一心多用

一般人都會希望自己有「一心幾十用」的能力,可以同時間解決多個問題,但事實上是否真的能一次性做那麼多事情呢?當你同時間處理多個任務時,必須把注意力分散到不同事上,代表著你不能全程投入在一項工作上。這種處理方式令我們思維難以適應,從而無法將任何一件事做到最好,兼拖慢了事情完成的時間,逐步逐步完成所帶來的成功感更大,從而有效提高效率。

提升工作效率 05|排序工作項目

當大量工作逼來時,我們通常都會手忙腳亂,一心只想盡快完成所有工作,更容易忘記部分較輕的工作。若想增加工作效率,每日工作開始時就寫下當天需完成的工作,或者在每星期的開始就羅列出當周須完成的項目,重新以工作的限期及多少來排列工作的先後次序,優先處理一些真正重要的事宜,而且將工作項目逐樣刪去,更教人有滿足感!

提升工作效率 06|避開干擾

自覺總是在工作時分心,一時就拿起電話查看訊息,小編私底下教各位私家方法避開手提的干擾:直接將電話收進手袋內且調成勿擾模式(只有多次同一個號碼致電,才會看到提示,以防出現緊急情況),要是需要 Whatsapp 與同事聯絡就使用網頁版,至少能暫時抵擋 Facebook / Instagram 甚至手機遊戲的引誘。或者清空一個早上,只專注完成工作,待下午時間才開始查看電郵、訊息等。

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